仕事が早い人がやっているタスク管理術。今日から変わる手順と人気ツール

業務の効率を高めるためには、タスク管理が重要です。タスク管理とは、名前の通り何らかの方法でタスクを管理する手法であり、個人・チームでの仕事をスムーズに進めるカギとも言えます。

しかし、ただやみくもにタスクを管理するだけでは業務効率化を図れません。タスク管理による恩恵を受けるには、適切な管理方法やいくつかのコツを踏まえた上で進めることが大切です。

そこで今回は、タスク管理の概要からタスク管理が上手な人のやり方、さらにタスク管理の手順、ポイントまで詳しく説明します。個人・チームの業務効率を高めるためにタスク管理を取り入れたいという人は、ぜひ参考にしてください。

タスク管理とは、期限やスケジュールを守るために緊急度や重要度を考慮しながら、業務に優先順位をつけて管理する手法です。

そもそもタスクとは、プロジェクトの完遂に必要となるいくつかの業務を小さな単位に細分化した作業を指します。タスク管理を行うことには、下記のようなメリットがあります。

タスク管理と意味が混同されやすいものの1つとして、「プロジェクト管理」が挙げられます。それぞれの違いを深く理解するためには、タスクとプロジェクトの概要理解が欠かせません。

タスクとは、個人単位で行われる小さな単位の作業を指します。前述の通り、タスク管理はこの細分化された作業の重要度を考慮しながら優先順位をつけて管理する手法です。

一方で、プロジェクトは複数人による最小単位の作業が集まった大きな計画のことで、主に組織や部門が抱えるプロジェクトの目標を管理する手法をプロジェクト管理と呼びます。

大きな単位であるプロジェクトは小さな単位であるタスクの集合体なので、プロジェクト管理にはプロジェクトメンバーが抱えるタスク管理も含められます。

ビジネスにおいて業務を円滑に進めるためには、個人の作業に遅れを出さないようしっかりとプロジェクトを管理・調整しながら、一つひとつのタスクを着実に完了させることが大切です。

タスク管理に近しい言葉としては、「タイムマネジメント」も挙げられます。

タイムマネジメントとは、限られた時間を有効に使って仕事を効率化することであり、「時間管理」とも呼ばれています。タスク管理やスケジュール管理もタイムマネジメントの一部となるものの、タイムマネジメントだけでは生産性の向上は期待できません。

タスク管理でプロジェクトの完遂に必要な作業を優先順位をつけて洗い出した後、タイムマネジメントで成果につながりやすいタスクから優先して行うことで、より効率的かつ生産的に仕事を進められます。

プロジェクトの完遂に必要な作業を洗い出し、重要度をみて優先順位をつけるというやり方は一見簡単なようにも思えます。

しかし、適切なスケジューリングをしたはずが抜け・漏れが生じたり当初の予定を大幅に過ぎてしまったりと、タスク管理に失敗した経験があるという人も多くいるでしょう。

上手なタスク管理を行うためには、タスク管理が上手い人の管理方法を模倣することがおすすめです。ここからは、タスク管理の上手い人がどのようにタスクを管理しているかを詳しく紹介します。

タスク管理が上手い人は、初めにプロジェクトの完遂に必要な作業や手順をすべて洗い出した後、それぞれのタスクをToDoリストやタスク管理ツールにリストアップしています。

取り掛かるべき作業が曖昧な状態ではスケジュールが立てにくくなり、期日通りにタスクを達成できない可能性も大幅に高まります。

すべてのタスクを文字に書いて可視化することで、着手すべき作業の全体像が明確となり、期限や優先順位を認識しながら計画的に仕事を進められるようになります。

タスク管理における各タスクの優先順位は、重要度と緊急度にもとづいて決めるのが基本です。

重要度は、そのタスクが売上やプロジェクトの成否に本質的に関わるか否かで判断します。重要度の高いタスクは正しく対応しなければ長期的な利益の減少をはじめとした影響を及ぼすことから「影響度」とも呼ばれます。

一方の緊急度は、そのタスクを早急に対応すべきか否かで判断します。例えば、締め切りが近く時間的にも余裕のないタスクは、緊急度の高いタスクとなります。

タスク管理が上手い人は、重要度と緊急度をしっかりと踏まえた上で各タスクの優先順位を適切につけています。

タスクを上手に管理できる人は、各タスクにかかる時間を把握できていることも特徴です。

各タスクにかかる時間を正しく把握するためには、それぞれのタスクがどの程度のボリュームなのか、どの程度時間のかかる作業なのかの把握が欠かせません。ボリュームや所要時間を把握することで、遅延を起こさずに作業を進められるようになります。

タスク管理が上手い人は、想定外のトラブルを見越して、スケジュールに余裕を持たせています。一方で、失敗しやすい人は、スムーズに進むことだけを考え、限られたスケジュールにまんべんなくタスクを割り当てる傾向があります。しかし、プロジェクトにはトラブルがつきもので、規模が大きいほどその傾向は強くなります。

想定外のトラブルや突発的な優先タスクの差し込みに備えて、比較的余裕を持ったスケジューリングをしているのが、タスク管理が上手い人の特徴です。

また、スケジュールに適切な加減の余裕を持たせることでストレスが減り、モチベーションや生産性の維持にも役立ちます。結果としてリソース不足によるパンクを起こしにくくなるほか、成果物への影響も防げます。

タスク管理が上手い人は、周囲とのコミュニケーションを大切にしていることも特徴です。

タスクによっては、そのプロジェクトに携わるクライアント・チームメンバーといった関係者との連携が必要となるケースもあります。しかし、連携が必要となった場面で動き始めても、その関係者がいつでも即座に対応できるわけではありません。

タスク管理の上手な人は事前にプロジェクト関係者とコミュニケーションを取り、進捗を定期的に報告したり問題発生時には欠かさず相談したりして、作業が滞らないよう対策しています。特に、定期的な進捗の共有はメンバー間での重複作業も防げて、さらなる業務効率化・生産性の向上につながるでしょう。

タスク管理が下手な人には共通する特徴があり、その原因を知ることで改善の糸口が見えてきます。ここでは、代表的なつまずきポイントと、今日から実践できる対策を分かりやすく解説します。

タスク管理が苦手な人は、仕事が立て込むほど「どれから手をつけるべきか」が判断できなくなり、重要な作業を後回しにする傾向があります。これは、業務を選ぶ基準が曖昧で、緊急度と重要度を区別できていないことが原因です。手当たり次第に取り組むと、生産性は大きく低下します。

まずはタスクを一覧化し、緊急度×重要度で分類することで「今日やるべき1つ」が明確になります。「基準を設ける作業」は優先順位をつけるためにまず必要であり、基準があれば迷いを減らして仕事をスムーズに進められます。

タスクがうまく進まない人の多くは、作業を大きな塊のまま扱うために着手のハードルが高くなっています。たとえば、「資料作成」のような広いタスクは、具体的に何をすればよいかが分からず、着手するまでの時間が長くなる場合があります。

「ファイルを開く」「必要資料を集める」など、タスクは5～15分で終わる行動にまで細分化して落とし込むと効果的です。タスクを小さく区切ることで「すぐ取りかかれる状態」がつくれ、着実に仕事が進むようになり、結果として業務全体のスピードも向上します。

作業時間を過小評価することは、タスク管理が下手な人に共通する代表的な特徴です。「順調にいけばこのくらい」と理想的な状況を前提に考えるため、予想外の作業が増えた場合に時間不足に陥ります。これは楽観性バイアスと呼ばれる心理的な傾向が影響しています。

対策としておすすめなのが、見積もり時間に1.5倍のバッファ（予備時間）を持たせる方法です。時間に余裕を持たせて予定を立てれば、トラブルが起きても慌てずに対応でき、スケジュール全体を崩さずに済みます。

期限ギリギリになって慌ててしまうのは、「着手日を決めていない」ことが主な原因です。タスク管理が苦手な人は、終わりの日時だけを意識し、いつ作業を始めるかを計画に落とし込めていません。そのため、他の業務に押されて着手が遅れ、結果的に修正の時間も確保できず、質の低下にもつながります。

そのため、締め切りから逆算して「着手日」と「中間チェック日」をあらかじめ設定するとよいでしょう。これらを手帳やツールに記録し、日々見直す習慣をつけることで、無理のない進行管理ができるようになります。

タスクを記憶だけに頼って管理しようとすると抜け漏れが起きやすく、精神的な負荷も大きくなります。記憶に自信がある人でも、急な依頼や想定外の出来事が重なると処理が追いつかなくなるため、進捗管理の質が落ちかねません。

どのような小さな仕事もツールや紙に書き出すと思考が整理され、必要なタスクを把握できるようになります。タスクの記憶に脳のリソースが圧迫されると、かえって集中力が低下する恐れがあるため、タスクを書き出す手間を惜しまないようにしましょう。

基本的にタスク管理は、下記の手順で行います。

ここからは、各ステップにおける考え方やコツを紹介します。

タスク管理を行う上でまず必要となるのが、タスクの洗い出しです。プロジェクトの完遂に向けて対応しなければならないタスクを細分化して書き出したら、種類ごとに整理します。

タスクの内容をできる限り具体的に書くことで、スケジュールをより適切に設定できるようになるほか、メンバー間での認識のズレも防げるようになります。

また、タスクの洗い出しは「紙に手書き」や「タスク管理ツール・ToDoツールの活用」などいくつかの方法があります。タスクの洗い出しをなるべくスムーズに終わらせるためにも、自分に合った方法で行いましょう。

タスクの洗い出しが済んだら、次にタスクの重要度・緊急度に沿って優先順位をつけていきます。タスク管理におけるタスクの優先順位は、下記の順番で決めることが基本です。

プロジェクトの状況によっては、（2）と（3）が前後するケースもあります。

また、内容の近いタスクを続けて実行すると業務効率が向上すると言われています。したがって、内容の近い2つ以上のタスクはたとえ優先順位がバラバラでも、セットとして考えることもおすすめです。

洗い出したタスクの優先順位をつけた後は、「各タスクの期日」と「誰がどのタスクに対応するか」を明確にした上で現実的なスケジュールを立てていきましょう。

曖昧な期日は作業の滞りを起こす原因にもなるため、特に期日を定める必要のないタスクであっても明確な締め切りを設けることが重要です。策定したスケジュールはガントチャートやカレンダーツールに落とし込み、プロジェクトメンバー全員に共有しましょう。

また、スケジュールを立てる際はある程度のバッファ（予備時間）をつくることも大切です。バッファをつくっておけば、予期せぬトラブルや緊急事態が発生したときも慌てずに作業を進められるようになります。

策定したスケジュールをガントチャートやカレンダーツールに落とし込んでメンバー全員に共有した後は、いよいよ運用開始です。しかし、運用を開始すれば終わりではありません。タスクを進めている間にも遅れが発生していないか・トラブルはないかなどの進捗状況を適宜確認することが大切です。

また、万が一策定したスケジュール通りに業務が進んでいない場合は、プロジェクトメンバーとの相談のもと再度スケジュールを引き直す必要があります。状況によってはタスクの割り振りやスケジュールそのものの変更が生じる可能性があることも覚えておきましょう。

タスク管理は個人で行うだけでなく、個人のタスクがきちんと行われているかどうかをチームで確認することも大切です。

ここからは、チーム全体でタスク管理を行うときのポイント5つを、それぞれ詳しく解説します。

プロジェクト完遂に必要なタスクの全体像をメンバーに共有することで、チーム全体が進行度を把握できるようになります。一人ひとりが納期やスケジュールに対しての意識を高めたまま業務を進められるため、スムーズなプロジェクトの完遂に寄与するでしょう。

また、タスクの共有によってメンバー間での情報共有や進捗報告もしやすくなります。全メンバーが担当するタスクの内容・状況を確認できるようになれば、進行が遅れているメンバーのフォロー・連携・協力が円滑になり、より効率よく業務を進められます。

進捗を定期的に確認し、各メンバーの状況を把握することで不測の事態にも備えられるようになります。

進捗確認の方法としては、ツールやアプリを使うのも一案です。多くの進捗確認ツール・アプリにはメッセージ機能も備わっているため、各タスクの担当者がメールやチャットでわざわざ進捗を報告する必要がありません。

チームでのタスク管理を円滑に進めるためには、こまめな情報共有が重要なカギとなります。

チーム間でこまめな情報共有を行うことで、「担当者しか分からない」といった属人化を回避できます。担当者が不在中に突然のトラブルが発生したりプロジェクト遂行中に担当者が突然退職したりしても、業務が停滞する心配はありません。

また、円滑な情報共有はチーム内コミュニケーションの活性化にもつながります。チーム内コミュニケーションが活性化していれば、知りたい情報を得るために特定の担当者に確認をとる時間も大幅に削減され、結果として生産性の向上に大きくつながります。

どれほど適切にタスク管理を行っていたとしても、何らかの理由でプロジェクトの進行が遅れるケースは多々あります。むしろ、最初から最後までトラブルや遅延なく完遂できるプロジェクトはほとんどないに等しいでしょう。

プロジェクトの遅れは、下記をはじめとしたさまざまな要因によって起こり得ます。

タスクを管理する過程で、上記のような事態は必ず発生すると言っても過言ではありません。したがって、万一のトラブル発生に備えてリカバリーできる体制を整えておくことが大切です。

主なリカバリー方法としては、下記の3つが挙げられます。

どのようなリカバリー方法がベストなのかは、企業規模やプロジェクト規模によって異なります。

タスクの円滑な管理に向けては、タスク管理ツールの導入もおすすめです。タスク管理ツールとは、その名の通りタスクの一元管理に特化したデジタルシステムを指します。タスクの作成・登録から期限やステータスの設定、さらに検索や依頼などのさまざまな機能が備わっており、タスク管理の手間を大幅に省けます。

タスク管理ツールはさまざまなベンダーから販売されており、製品によっても機能性や使い勝手が異なります。自社に合ったタスク管理ツールを導入するためにも、下記のポイントをおさえた上でツールを選びましょう。

タスク管理を効率化するには、ツールの活用がおすすめです。タスク管理が上手い人ほど、自分に合うツールを使い分け、作業の抜け漏れ防止や進捗把握を仕組み化しています。ここでは、実務で多くの人が利用している代表的なツールを紹介します。

Trelloは、ToDoを「カード」として管理し、状況に応じてドラッグ＆ドロップで移動させるだけで進捗が一目で分かる点が特徴です。思いついたタスクはまずinboxに入れておけば、場所を問わずすぐに記録でき、抜け漏れを防げます。

ボードでは「着手前」「作業中」「完了」などのステータスごとに整理でき、どの作業が滞っているか瞬時に把握できます。プランナー機能では、重要なタスクをカレンダーに配置するだけで予定調整ができるため、時間管理にも役立ちます。SlackやMicrosoft Teams、メールからToDoを自動生成することも可能です。タスクを視覚的に整理したい人にとって扱いやすいツールの1つです。

Asanaはタスクだけでなく、会社全体の目標やプロジェクトの進行状況を1つのプラットフォームで可視化できるため、チーム間の認識ズレを防ぎながら仕事を進められます。特徴は、仕事の文脈を理解して提案を行う人工知能と連携できる点で、重要タスクの優先度判断やワークフローの自動化がスムーズです。

また、リソース管理やワークロード機能により、メンバーの負荷やスケジュールをリアルタイムで把握しやすく、適切な調整が行えます。部署を横断した大規模運用にも対応可能なので、チーム全体で効率的にタスクを進めたい場合や複数業務を管理したい場合に適したツールです。

Backlogは課題やタスクを一元管理でき、担当者や期限が明確になるため、進捗の見落としや確認漏れを防ぎやすくなります。さらに、ガントチャートやカンバンボードなどの視覚的な管理機能により、全体の流れを一目で把握でき、必要な調整を迅速に行える点も強みです。

操作性がシンプルで初めての人でも直感的に扱えるため、エンジニアだけでなく営業やバックオフィスなど職種を問わず導入しやすいのも特徴です。豊富なコミュニケーション機能も備えており、チーム全体の連携を促進しながらプロジェクトを前に進められます。チームで進行するプロジェクトを分かりやすく管理したい場合、とても扱いやすいツールです。

Notionは、タスクリストからプロジェクトのロードマップ、デザイン資料まで、必要な情報をすべて1か所に集約できるため、散在するデータを探す手間が大幅に減ります。特徴は、ページをブロックとして組み立てられる構造で、自分の業務スタイルに合わせたワークスペースを自由につくることが可能です。

さらに、タスクを割り当てるだけで実行を補助するパーソナルエージェントや、会議記録を自動生成するAIミーティングノートなど、人工知能を活用したサポート機能も充実しています。反復作業の自動化や情報の横断検索にも対応しており、個人利用から大規模チームまで幅広い業務効率化に貢献します。情報管理やタスク管理を1つにまとめたい人におすすめのツールです。

タスク管理能力を高めるためには、下記のポイントも意識しておきましょう。

タスク管理は、仕事を効率的に進めるための「セルフマネジメントの基礎」とも言えるスキルです。タスク管理が上達するには、まず自分の行動特性や思考のクセを理解し、セルフマネジメントの考え方を身につけることが欠かせません。

アイ・イーシーの「セルフマネジメント能力を高める研修」では、目標達成やパフォーマンス向上につながる習慣づくりを体系的に学べます。自分に合った管理方法の習得だけでなく、具体的な目標設定や行動計画の策定にも実践的に取り組めるため、タスク管理力を根本から強化したい場合に適しています。

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タスク管理とは、期限やスケジュールを守るために緊急度や重要度を考慮しながら、業務に優先順位をつけて管理する手法です。タスク管理を行うとチーム全体・個人単位での実行すべき作業が明確になり、結果としてミス防止・業務効率の向上につながります。

タスク管理スキルの高い人は、タスクのリストアップや優先順位のつけ方、さらにスケジュールの立て方やメンバーとのコミュニケーションの取り方が上手なことが特徴です。

個人やチームのプロジェクトにおけるタスク管理をスムーズに進めるためには、タスク管理ツールの活用も有効と言えます。ここまでの内容を参考に、ぜひ自社に適した便利なタスク管理ツールを選定してみてはいかがでしょうか。