属人化を解消する5つの方法｜業務の属人化対策に成功した事例も紹介

業務の属人化は、多くの企業が気づかないうちに抱え込んでいる組織課題です。特定の担当者しか業務内容や進め方を把握していない状態が続くと、担当者の不在時に業務が滞るだけでなく、生産性の低下やミスの増加、さらには離職リスクの高まりにもつながります。

当記事では、業務の属人化が発生する主な原因を整理した上で、具体的な対策方法や実際の企業事例を紹介します。属人化を防ぎ、安定した組織運営を実現したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

業務の属人化とは、特定の担当者しか業務内容や進め方を把握していない状態を指します。この状態が続くと、担当者不在時に業務が停滞し、組織全体の生産性やリスク管理に悪影響を及ぼします。

ここでは、業務の属人化が発生しやすい代表的な要因を解説します。

情報共有のための仕組みやツールが整備されていない職場では、業務内容やノウハウが個人の中にとどまりやすく、属人化が発生しやすくなります。

マニュアルや業務フロー、ナレッジを蓄積する場所がなく、共有手段も明確でない場合、情報は口頭や個人メモに依存しがちです。その結果、担当者以外は業務の全体像を把握できず、引き継ぎや代替対応が困難になってしまいます。特にチャットツールや社内ポータルなどの活用が進んでいない場合、情報の伝達漏れや認識のズレが生じやすく、業務効率の低下やミスにもつながります。

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組織として情報共有を評価する文化が根付いていない場合も、業務の属人化は進みやすくなります。たとえば、情報を共有して業務を代替可能にした従業員の評価が上がらない、もしくは「自分しかできない仕事」が評価につながる制度では、従業員は無意識に業務を抱え込むようになります。

また、職場の心理的安全性が低く、発言や質問がしにくい環境では、相談や情報交換が減少し、結果として業務が個人に閉じてしまいます。属人化を防ぐには、情報をオープンにする行動そのものを正当に評価し、安心して共有できる職場づくりが欠かせません。

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業務の専門性が高い部署や職種では、属人化が起こりやすい傾向があります。高度な知識や経験が求められる業務ほど、他者に教えるための時間や労力が大きく、教育や引き継ぎが後回しになりがちです。

また、判断基準が暗黙知となっている場合、マニュアル化が難しく、業務内容が担当者個人のスキルに依存し、特定の人しか対応できない状態が固定化されます。専門性の高さ自体は問題ではありませんが、知識を整理し、段階的に共有する仕組みを作らなければ、属人化のリスクは高まります。

特定の従業員に業務が集中している状態も、属人化を加速させる大きな要因です。業務負荷が高いほどマニュアル作成やナレッジ共有、後任育成に時間を割く余裕がなくなり、業務内容はますますその人に依存してしまいます。

さらに、属人化によって周囲が手を出せなくなることで、業務負荷が一層集中する悪循環に陥ります。この状態を放置すると、担当者の不在や離職時に業務が停止するリスクが高まるため、早期に業務量の偏りを是正することが大切です。

業務の属人化は放置すると、生産性の低下や業務停滞、担当者の離職リスクにつながります。属人化防止のために大切なのは、特定の個人に依存している業務を見える化し、仕組みやルールでカバーすることです。

ここでは、マネージャーや人事担当者が実践しやすい代表的な対策方法を解説します。

属人化対策の第一歩は、現在行われている業務を棚卸しし、可視化することです。誰が、どの業務を、どれくらいの量担当しているのかを把握しなければ、改善点は見えてきません。

たとえば採用業務であれば、下記のような仕事に分類できます。

このように業務を具体的な項目単位に整理することで、特定の人に業務が集中していないか、代替可能な業務はどれかが明確になります。可視化は、属人化解消に向けた判断材料として欠かせません。

業務の棚卸しができたら、次は業務量を分散し、プロセスを単純化します。チーム内で業務を均等に割り振ることで、特定の個人への依存度を下げられます。

また、明らかに非効率な手続きや不要な作業は見直し、工程を減らす工夫を行いましょう。たとえば面接業務では、「一次面接は配属先の管理職、二次面接は社長・人事部メンバーなど、誰がどのタイミングで面接に入るかを固定化・分散する」「合否基準を事前に言語化・ルール化することで、誰でも合否の判断ができるようにする」といった調整が効果的です。

業務が整理されることで、引き継ぎや新人育成も進めやすくなります。

属人化を防ぐには、情報共有を当たり前とする組織風土づくりが欠かせません。コミュニケーション不全に陥る前に、報連相を評価する制度や、情報共有を前向きに捉えるメッセージを発信することが大切です。併せて、グループウェアやチャットツールなど、情報を共有しやすい環境を整えましょう。

また、ハラスメント防止研修や管理職研修を通じて、心理的安全性を高める取り組みも有効です。安心して発言できる職場ほど、情報は自然に共有され、属人化も起こりにくくなります。

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業務の属人化は、権限や責任の曖昧さから生じるケースも少なくありません。誰がどの業務に責任を持ち、どこまで判断できるのかを明確にすることで、必要以上に仕事を抱え込む状況を防ぎやすくなります。権限と責任が整理されていれば、業務分担や引き継ぎもスムーズに進みます。

ただし、権限を分散しすぎると責任の所在が不明確になるため、役割分担とのバランスはしっかり考えましょう。明確なルールは、属人化防止と組織の安定運営の両立につながります。

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ナレッジマネジメントとは、個人が持つ知識やノウハウを組織全体で共有・活用する取り組みです。属人化を解消するには、この考え方を従業員に浸透させることが欠かせません。マニュアルや社内wiki、ナレッジマネジメントツールを導入し、業務上の工夫や注意点を蓄積できる環境を整えましょう。検索しやすい仕組みを作ることで、必要な情報に誰でもアクセスできるようになります。

ナレッジを共有する文化が定着すれば、業務の質と安定性は大きく向上します。

業務の属人化は多くの企業が直面する課題ですが、全社的な改革やDX推進によって解消に成功した事例も存在します。ここでは、業務改革を通じて属人化の解消と生産性向上を実現した代表的な企業事例を紹介します。

サッポログループでは、労働生産性向上を目的に、全社横断でBPR（業務プロセス改革）を推進しました。特徴的なのは、約2,000人分の業務実態を短期間で可視化し、属人化や工数過多といった課題を定量的に把握した点です。その上で、業務を廃止・簡素化・標準化・自動化する施策を段階的に実行しました。

特に人事領域では、RPAやシステム連携を活用し、給与計算や社会保険手続きを標準化することで、約5,000時間分の工数を創出しています。業務そのものを見直したことで、特定個人に依存しない体制を構築できた事例です。

帝人株式会社では、2021年にDX推進室を立ち上げ、業務効率化と属人化解消を全社的に進めてきました。RPA導入をきっかけに、各部署の業務内容や課題を丁寧にヒアリングし、現場に合わせた自動化を支援した点が特徴です。属人化しやすい業務を仕組みで置き換えることで、特定担当者の負担軽減と業務の再現性向上を実現しました。

また、DXに関する情報発信や対話を重ねることで、現場の理解と参加を促進し、業務効率化だけでなく、心理的負担の軽減や組織全体のDX意識向上にもつながっています。

業務の属人化を根本から解消するには、ナレッジマネジメントの考え方を正しく理解し、実務に落とし込むことが重要です。

アイ・イーシーの研修では、暗黙知と形式知の違いやSECIモデルなどの基礎から学び、実務で活用できるナレッジ共有の方法を習得できます。さらに、WBSの手法を用いて業務を段階的に分解・可視化し、属人化しているノウハウを整理・マニュアル化します。業務の平準化やスキル継承を進めたい企業様はぜひアイ・イーシーの研修をご活用ください。

『効率化・平準化・継承のための ナレッジマネジメント研修』について詳しくはこちら

業務の属人化は、情報共有の不足や組織文化、業務設計の歪みなど、複数の要因が重なって発生します。放置すれば、生産性の低下や業務停止といった経営リスクにつながるため、早期の対策が不可欠です。

業務の棚卸しによる可視化、業務分散や単純化、情報共有を促す組織風土づくり、権限と責任の明確化、そしてナレッジマネジメントの推進は、いずれも属人化解消に有効な手段です。ナレッジ共有を実務に落とし込みたい場合は、専門的な研修を活用すると、属人化に強い組織づくりをより確実に進められるでしょう。