友だち同士のおしゃべりでなく、プライベートな会話ともちがう、ビジネス現場で必要とされる独特のあいさつの言葉や話し方があります。

正確で、迅速で、能率的なあいさつ・話し方です。「そういえばたしか、〇〇だと思いましたが」とか「電話に出た人が、１週間後に間に合えばいいと言っていました」といった曖昧な話し方では正確な情報伝達ができず、ビジネスは成り立ちません。

だれでも・いつでも・どこでも分かる話し方

上に出した例のうち、前者の場合は主観的で勝手な推量を排して「その件は〇〇ですから、〇〇になります」と言い切らなくてはなりません。後者では「電話に出た人」や「１週間後」といったあいまいなことではなく、「〇〇社の〇〇さんから午後２時にお電話がありました。〇〇の納品は１週間後の26日、千葉工場必着を厳守してほしいとのことです」と、だれが聞いても間違えようのない情報にして伝達するべきです。

①正確に

「～と思います」ではなく「～です」と言い切れる、正確で客観性のある情報を伝えなくてはなりません。特に数字や固有名詞はしっかりと念を押して正確に伝えます。間違えやすい「7」は「しち」ではなく「なな」、「私立・市立」は「わたくしりつ・いちりつ」と言い換えるなどの気配りが必要です。

②スピーディーに

結論を先に告げ、経過や原因・理由は後から話すこともビジネス会話の基本です。「結論から先に申しますと～」「急ぎの報告から先に申し上げますと～」のように、優先順位をつけて話すことや、ポイントを要領よくまとめて話すことを心がけましょう。

③分かりやすく

だれが聞いてもよく分かる話し方が求められます。まず、内容を十分に理解し、把握したことをやさしい言葉にして要領よく話しましょう。

④相手に合わせて

先輩や上司など身内に話すときと、取引先や顧客など社外の人に話すときでは話し方や言葉を使い分けなければなりません。上司のことを他社の人に話すときは、上司は身内ですので「課長の村野が申しておりました」と謙譲語を使いますが、上司の家族に電話をするときは「村野課長はいらっしゃいますでしょうか」と尊敬語を使います。

⑤ていねいに

目の前の一人ひとりに合わせて話すためには、敬語を使うだけでなく丁寧な気持ちで話すことが条件です。

例：「じゃあ、そうやってよ」→「では、そのようにしてください」→「恐れ入ります。そのようにしていただけますか」

というように、相手を思いやった話し方を選びましょう。