研修報告書の書き方！すぐに使えるテンプレートや書くポイントも

企業が研修を行うのは、単にやって満足するだけでなく、研修内容を業務に活かしてほしいためです。したがって、研修の理解度はどの程度なのか、参加者がどのような知識を得て仕事に活かせるのか、研修の投資対効果は高いのか、などを確認する目的で、研修報告書が活用されます。研修報告書がただの感想文にならないよう、研修受講者には書き方を伝えて学びを言語化してもらうことが大切です。

この記事では研修報告書を書く目的や書き方のポイント・テンプレートおよび例文を解説します。HR担当者および研修報告書の書き方に悩んでいる方はぜひご一読ください。

研修報告書とは、研修受講者が研修の概要や学んだこと、所感などをまとめた文書です。企業によっては「研修レポート」など、別の呼び方を使う場合もあります。

研修報告書には、研修を受講した側が書くものと、実施した側が書くものの2種類あります。研修の主催者側が作成する報告書は「研修実施報告書」と呼ばれ、研修の企画・運営内容や参加者の反応、改善点などを記録します。基本的に「研修報告書」と言う場合は、受講者が作成する「研修受講報告書」を指すのが通例です。

提出先は、受講者側の場合は人事担当者や上司、実施した側の場合は管理部門や経営層となるのが一般的です。研修報告書のフォーマットや書類の名称は企業によって異なるものの、研修をただ実施しただけで終わらせないために必要な書類という点は共通しています。

研修報告書を書く主な目的は、以下の3つです。

研修報告書の書き方は、読み手に内容が伝わりやすいよう一定の形式が定着しています。ここでは、一般的な構成に沿って、研修報告書を効果的にまとめる方法を順に解説します。

研修報告書では、まず研修の概要を簡潔に示します。以下のように、概要は箇条書き形式で記載しましょう。

所感の欄では、研修で得た学びを振り返り、今後の業務への応用方法を具体的に記載します。たとえば、「報連相の重要性を理解した」「相手の立場に立った言葉選びを学んだ」「クレーム対応時の冷静な対処法を習得した」などの内容が挙げられます。

その上で、「ミス発生時には、事実を整理して早急に上司へ報告・相談するよう徹底する」「顧客対応では感情的にならず、まず相手の話を最後まで聞くよう意識する」といった実務での活用場面も具体的に書きましょう。

研修を通して見えた自身の課題として「緊張すると声が小さくなる」と気づいた場合は、「朝礼や会議で意識的に発言の声量を上げる」など改善に向けた取り組みを書くと、成長への前向きな姿勢が伝わります。単なる感想にとどまらず、今後の業務への意欲や取り組み方を示すことが大切です。

研修報告書に記載する内容は研修テーマなどによって変わりますが、項目や流れは基本的に共通しています。研修を受講または実施した際に使える研修報告書のテンプレートは以下の通りです。

なお、必ずしも上記のテンプレートに沿って記載する必要はありません。企業内でテンプレートが決まっている場合はそれに従ってください。

研修受講者の多くは、研修報告書を書くことに慣れていません。特に新入社員向けの研修の場合、ビジネス文書に関するマナーにまだ自信がない受講者も多く、テンプレートを渡されただけでは戸惑ってしまいます。研修を実施する側は、受講者側に対して研修報告書の書き方をあらかじめレクチャーしておくのがおすすめです。

以下でケース別の研修報告書の書き方・例文を詳しく紹介するので、参考にしてください。

新入社員研修の受講者は、以下のようにレポートを記入するとよいでしょう。

マネジメント研修を受講した場合のレポートの記入例は以下の通りです。

研修担当者のレポートも、受講者側と同じく研修の種類によって記載すべき内容が変わります。しかし、研修を通して得た知識・スキルや所感をベースに、テンプレートに沿って記載する点は同じです。今回は、コミュニケーション研修を実施した場合のレポート作成例を紹介します。

研修報告書は、単に内容を並べるだけでなく、読み手にとって分かりやすく配慮された構成が求められます。ここでは、伝わる報告書に仕上げるための具体的な書き方のポイントを紹介します。

研修報告書では、研修の目的や期待される成果を明確に記載しましょう。研修のねらいや受講の背景を冒頭で示すことで、報告書全体に一貫性が生まれ、読み手も意図を把握しやすくなります。

また、得られた結果や実務への効果も具体的に記述しましょう。たとえば、「クレーム対応研修を通じて、顧客の不満を受け止めつつ冷静に対応する方法を習得し、現場ではクレーム発生時に相手の感情に寄り添った言葉を選ぶよう意識するようになった」など、実務への活用例を盛り込むと、研修報告書の説得力が高まります。目的・結果・効果の三点を意識して記載することで、読み手に価値が伝わる研修報告書になるでしょう。

研修報告書を読み手に伝わりやすくするには、「結論ファースト」を徹底し、その後に理由や具体例を加える書き方が効果的です。たとえば「クレーム対応には初期対応の速さが重要だと学んだ」と最初に記載することで、何を伝えたいかが明確になり、内容の理解が深まります。文章は「一文一義」を心がけて60文字程度を目安に短くまとめ、冗長な修飾語や曖昧な表現は削除しましょう。

また、「基本的に」「とても」「しっかりと」などの言葉は具体的な数値や行動に置き換えるようにします。「多くの学びがあった」よりも「3つのポイントを習得した。特に○○の場面で活用したい」と、「とても勉強になった」よりも「名刺交換の流れを繰り返し練習できたことで自信がついた」と書くほうが説得力が増します。何を書くべきか迷った際は、読み手が上司かチームかを想定して研修内容を整理するとよいでしょう。

研修報告書は単なる感想文ではなく、客観的に内容を伝えるビジネス文書です。伝えたい内容に説得力を持たせたいときは、定性的な感想に加えて、数字などの定量情報を積極的に取り入れる書き方が有用です。

たとえば、「グループワークで活発な意見交換があった」ではなく、「6人グループで1時間のディスカッションを行い、5つの改善提案が出た」という記載にすると、読み手に状況が具体的に伝わります。数字を用いることで、情報の客観的な裏付けとなり、研修報告書の信頼性が高まるでしょう。

視覚的に整理されたレイアウトは、研修報告書の内容の理解度と信頼性を高める一助となります。行長は30～40文字程度に収め、長文は適宜改行して段落を分けることで、読み手の負担を減らせます。テキストの開始位置や箇条書きのインデントを揃えると視線の流れが整い、内容が伝わりやすくなります。

また、余白や行間を適切に取り、詰め込みすぎないこともポイントです。図表を使う場合は、キャプションを添えて内容を補足しましょう。さらに、フォントサイズや見出しのデザインを統一し、研修報告書全体に一貫性を持たせると、よりプロフェッショナルな印象になります。

研修報告書は、長すぎると読む側の負担となり、短すぎると意欲が伝わらない恐れがあるため、A4サイズ1枚に収めるのが理想的とされています。この「1枚で伝える」スタイルは、トヨタ自動車において企業文化として定着しており、日々の業務報告や提案書も「紙1枚」にまとめて行われています。限られたスペースに情報を整理する過程で、物事の本質を深く考え抜く力を養うことが目的です。

研修報告書をA4サイズ1枚にまとめる際は、情報を「What（何を）・Why（なぜ）・How（どうやって）」で構成し、見出しや箇条書き、図表を活用して要点を明確に伝えるようにしましょう。また、枠や余白を意識することで読みやすさも向上します。A4サイズ1枚に収めるという制約により、本質を見極めて要点を明確に伝える力も養われるでしょう。

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研修報告書は研修によってどのような効果が得られたかを検証するために、受講者と研修担当者の双方が書くものです。成果につながる研修をするためにも、研修中にこまめにメモを取っておき、研修の目的を意識して客観的に分かりやすく書くことが大切です。特に研修担当者は定量的なデータに基づいて報告書を書き、次回以降の研修の改善につなげましょう。

ただし、特に新入社員の場合は研修報告書を書きなれておらず、テンプレートを渡されてもどうすればよいのか判断に困るケースがあります。その場合は書き方をあらかじめレクチャーしておく、書き方の例を伝えるといったやり方が効果的です。