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重要なメモをなくさない管理術

KNOW-HOW

 

重要なメモはできるだけばらさない

 

メモはもっとも自由でもっとも簡単な記録ツールです。自分なりのルールでいかようにでも使うことができます。しかし、ひとつ欠点があります。それは、なくしやすいということです。

 

忘れてはならないことを記録したものがなくなってしまう――これはある意味では致命的なことですが、ちょっとした工夫や注意をすることでそれは回避することができます。もしかしたら、これはメモ術でもっとも重要なことかもしれません。

 

まず、外出先で。メモはどうしても移動中に使うことが多いので、鞄の中で他の紙と紛れてしまったり、ポケットの中から何かを取り出すときに落としてしまったりする危険があります。

 

これを防止するためには、基本的にパッド型などのメモ帳を使うことをベースにします。そして、書き終わってもその紙をすぐには切り取らず(他人に渡す場合は除いて)、デスクに帰ってから切り取って処理するようにします。

 

パッド型などのメモ帳を使わず、紙切れを使うという場合は、クリップでメモ用紙数枚をまとめるといいでしょう。ペーパークリップのようなもので、やや存在感のあるものの方が効果的かもしれません。

 

最初から最後までコントロールする

 

また「メモ帳やメモ用紙を入れるポケットはどの位置か、原則として決めておくこと」「デスクに戻ってきたり、家に帰ってきたりしたときには、必ずメモ帳やメモ用紙を出してチェックし、引き続いて処理すること」も大事です。ほとんど習慣化されるように徹底しましょう。

 

処理をするというのは、手帳やノートに転記・貼り付けする、デジカメで撮影する、パソコンなどのデジタルツールに入力する、保管用の箱や封筒(紙袋)に入れる、ということです。手帳やノートに転記・貼り付けすべきものや、パソコンなどに入力すべきメモは、絶対に保管用の箱や封筒(紙袋)に入れてはいけません。入れたら最後、他のメモと紛れて「なくなって」しまうのです。もし、すぐに処理できなければ、派手なピンで串刺しにして目の前のいちばん目立つところに貼っておくなどしましょう。

 

情報は、最初から最後までコントロールしなければ十分に活用できません。メモをとにかくたくさんとって入口を広く柔軟にしておくことがまず第一歩。そしてそれをしっかり管理することではじめて活用することができ、仕事の質も高めていくことができるのです。

 

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