第１回：第１回事例　A社員による社外持ち出し書類の紛失 | 創考喜楽 | 教育業界の常識にQuestionを投げかけるメディア

■今日の事例　：書類の紛失

デザイン会社Ｓ社の社員であるAは、様々なデザイン関連の仕事をとってくる営業の担当をしている。

A社員は明日、重要なクライアントの一つであるM社が開発中の新商品のデザインについてのプレゼンが控えていた。朝一番でM社の会議室に直行する必要があり会社に寄る時間が無いため、課長にも了承を得てプレゼン用の資料を持ち帰ることにした。

帰り間際に仲の良い同期たちに「飲み行こう」と誘われた為、「１杯くらいなら明日のプレゼンにも影響しないだろう」と思い、飲みに行くことにした。　

同期だけだったこともあり、飲み会は盛り上がり、結果として結構飲んでしまった。

帰りの電車は空いていたので、上の網棚に鞄を置いて席に座り、そのまましばらく寝てしまった。目を覚ますと、網棚の鞄は無くなっていた・・・・

資料には『M社名や新商品の詳細』なども書かれていた・・・・

■考察　：何がいけなかったのか考えてみましょう！

「今日の事例」はどの会社でも起こりえる一般的な事例かと思います。

新商品向けのプレゼンに限らず、クライアントや提携先などを訪問する際に資料を持っていくことはよくあることです。最近では紙資料の替わりにiPadなどのモバイル型の端末を持って行くことも増えてきていますが、訪問先の方々に資料を見てもらう場合は、先方要望も踏まえると、まだまだ紙資料のケースが多いのではないでしょうか。

「翌朝直行」なので「資料を家に持って帰る」、「家に帰る前に軽く飲みに行く」・・・どれもどこにでもありそうなケースです。

ここで今回事例の「リスクポイント（リスクが発生するポイント）」について考えてみましょう。

重要な情報（機密性の高い情報）を社外に持ち出すこと

・情報は社外に持ち出すだけ潜在的なリスクが発生します。社内でも紛失するリスクはありますが、社外であると紛失のリスクが増加することと、盗難などの新たなリスクも発生します。

・また、紛失した場合でも、「社内のどこかにある」というケースと「社外のどこか」とではリスクのレベルは大きく異なりますし、紛失にともなって被害を受ける側の印象も大きく違います。

重要な情報を持ったままどこかに立寄ること

・社外に持ち出したことによりリスクが高まる上に、立寄る先があると、そこで紛失する可能性が追加で発生します。必ずしも「夜に飲みに行く」というケースだけでなく、日中でも「プレゼン前に２カ所、別の営業先に立寄る」というようなケースはよくあることかと思いますが、立寄る先が増えるということは、持っている資料への意識が弱くなる場面が増えることと、それだけ社外にいる時間が長くなる、という点で紛失するリスクが高くなると認識しましょう。

重要な情報の入った鞄を手元から離すこと

・社外に重要な情報を持出した場合は、情報の入った鞄や封筒は手元から離すことは厳禁です。今回のように寝てしまうケースだけでなく、カフェなどで休憩する際に、鞄を置いたままトイレに行く、というようなことも避けなくてはなりません。資料を盗むことが目的でなくても、鞄ごと盗まれてしまえば、「重要な機密情報が盗まれた」ことと同じことになってしまいます。